Etika Terbaik dalam Melakukan Telepon Bisnis

Untuk meningkatkan pertumbuhan bisnis Anda ke arah yang lebih baik, kadang interaksi dengan klien atau pelanggan lewat telepon memang diperlukan. Interaksi lewat telepon akan memudahkan berbagai perencanaan, membantu efektivitas kerja, bahkan dapat membangun peluang bisnis baru. Karena itulah, pelaku bisnis perlu mempraktikkan kecakapan bicara lewat telepon.

Nyatanya, berkomunikasi dengan klien atau para pelanggan via telepon bukanlah perkara mudah. Diperlukan pendekatan yang khusus agar pembicaraan Anda dengan mereka dapat berjalan efektif dan sukses. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan saat melakukan telepon bisnis.

1. Gunakan nama depan Anda saat memperkenalkan diri. Ini merupakan bentuk lain dari salam pembuka yang ramah dan hangat dalam standar bisnis profesional.
2. Jika klien atau pelanggan menelepon Anda duluan, cobalah untuk tidak membiarkan mereka menunggu terlalu lama. Bila Anda tidak bisa membantunya secepat mungkin, katakan padanya bahwa Anda akan menelponnya kembali.
3. Bersikaplah sabar dan bersahabat. Dengarkan secara seksama hal-hal yang klien atau pelanggan sampaikan. Hindari menyela atau melontarkan jawaban sebelum klien atau pelanggan menyelesaikan pembicaraannya.
4. Segera tindak lanjuti telepon dari klien atau pelanggan. Ini penting untuk meningkatkan kepercayaan dari mereka sekaligus menunjukan bentuk pelayanan terbaik dari Anda.
5. Cobalah untuk bersuara lembut dan ramah saat berinteraksi via telepon dengan mereka. Seringlah menyapa dengan menyebut namanya setiap kali Anda meneleponnya.
6. Tersenyumlah setiap kali Anda berbicara dengan di telepon. Karena, meskipun senyum Anda tidak terlihat, namun suara dan nada bicara Anda akan terdengar lebih menyenangkan jika dibandingkan dengan bicara tanpa tersenyum.
7. Hindari menerima telepon dengan terburu-buru. Jika Anda merasa tidak mampu menangani telepon yang masuk dengan baik, biarkanlah mesin penjawab yang menjawabnya sampai Anda benar-benar siap menerima telepon.
8. Tidak ada salahnya jika Anda ingin menelepon mereka hingga beberapa kali untuk menindaklanjuti beberapa proses bisnis atau memperkenalkan sebuah produk. Tapi jangan terlalu sering, karena bisa jadi Anda malah dicap sebagai pengganggu. Jika klien atau pelanggan merasa terganggu, risikonya Anda malah jadi kehilangan peluang.